Домашнее задание № 17 на 28 ноября

    1) База данных-организованная совокупность данных, предназначенная для            длительного хранения во внешней памяти компьютера и постоянного применения.

     2) Файлы базы данных Access:
Приложение Access можно использовать для управления всеми данными в одном файле. В файле базы данных Access можно использовать:
а) таблицы для хранения данных;
б) запросы на поиск и извлечение только необходимых данных;
в) формы для просмотра, добавления и обновления данных в таблицах;
г) отчеты для анализа или печати данных в специальном формате.

3) Поля — это основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. Свойства полей определяют способ хранения и обработки их программой Access. Общие свойства задаются для каждого поля на вкладке Общие, а перечень этих свойств зависит от выбранного типа данных. Для отображения свойств того или иного поля необходимо установить курсор на строке соответствующего поля.

От свойств полей зависит, что можно делать с данными, содержащимися в поле. Например, данные, содержащиеся в поле Цена, можно просуммировать, чтобы определить итоговый результат. Суммировать данные, содержащиеся в поле Номер телефона, совершенно бессмысленно, даже если номера телефонов записаны цифрами. Очевидно, что эти поля обладают разными свойствами и относятся к разным типам.

Ниже приведены некоторые, наиболее важные свойства полей.

1) Размер поля — задает максимальный размер сохраняемых в поле данных.
 Для поля с типом данных Текстовый задается размер от 1 до 255 знаков (по умолчанию – 50 символов).

Для поля с типом данных Числовой можно задать:
·        Байт – позволяет хранить целые числа от 0 до 255 и занимает 1 байт памяти;
·        Целое – позволяет хранить целые числа от -32768 до +32767 и занимает 2 байта памяти;
·        Длинное целое – позволяет хранить целые числа от –2 147 483 648 до +2 147 483 647 и занимает 4 байта памяти;
·        Одинарное с плавающей точкой – позволяет хранить числа с точностью до 7 значащих цифр в диапазоне от –3,4×1038 до +3,4×1038  и занимает 4 байта памяти;
·        Двойное с плавающей точкой – позволяет хранить числа с точностью до 15 значащих цифр в диапазоне от –1,797×10308 до +1,797×10308  и занимает 8 байт памяти;
·        Действительное - позволяет хранить десятичные значения с заданной точностью в диапазоне от –1028 до +1028  и занимает 12 байт.

Рекомендуется задавать максимально допустимый размер поля, который понадобиться для сохраняемых значений, так как сохранение таких полей требует меньше памяти, и обработка данных меньшего размера выполняется быстрее.

2) Формат поля — является форматом отображения заданного типа данных и задает правила представления данных в ячейках, принадлежащих полю при выводе их на экран или печать.

В Access определены встроенные стандартные форматы отображения для полей с типами данных Числовой, Дата/время, Логический и Денежный. Для указания конкретного формата отображения необходимо выбрать в раскрывающемся списке одно из значений свойства Формат поля.

Формат поля используется для отображения данных в режиме таблицы, а также применяется в форме или отчете при отображении этих полей.

3) Маска ввода — определяет форму, в которой вводятся данные в поле. Маска ввода предусмотрена для полей с типами данных Текстовый, Числовой, Дата/время, иДенежный. Например, можно сделать так, чтобы Access выводил разделители (__/__/__) для поля, предназначенного для ввода дат, или задать маску для ввода телефонного номера: (# # #) 000-0000.

4) Подпись — определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется Имя поля).

5) Значение по умолчанию — (средство автоматизации ввода данных) определяет текст или выражение, которое автоматически вводится в поле при создании новой записи. При добавлении записи в таблицу можно оставить значение, введенное по умолчанию, или ввести другое. Свойство Значение по умолчанию используется только при создании новой записи. Изменение значения свойства не влияет на существующие записи. Максимальная длина значения свойства составляет 255 знаков. Данное свойство не определено для полей с типом данных Счетчик и Поле объекта OLE. 

6)  Условие на значение — (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты) позволяет осуществлять контроль ввода данных, задает ограничения на вводимые значения, запрещает ввод при нарушении условий и выводит текст, заданный свойством Сообщение об ошибке.

7) Сообщение об ошибке — текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).

8) Обязательное поле — свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при создании записи в процессе наполнения базы данных.

9) Пустые строки — свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

10) Индексированное поле — если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

      4) При работе с базой данных Access допустимы следующие типы полей:

Текстовый - одна строка текста (до 255 символов)

Поле МЕМО - текст, состоящий из нескольких строк, которые затем можно будет просмотреть при помощи полос прокрутки (до 65 535 символов).

Числовой - число любого типа (целое, вещественное и т.д.).

Дата/время - поле, содержащее дату или время.

Денежный - поле, выраженное в денежных единицах (р., $ и т.д.)

Счетчик - поле, которое вводится автоматически с вводом каждой записи.

Логический - содержит одно из значений TRUE (истина) или FALSE (ложно) и применяется в логических операциях.

Поле объекта OLE - содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т.д.

Следует продумывать выбор того, или иного типа в процессе создания модели базы данных.

5)                                       Объекты Access:

Таблицы - основные объекты базы данных. В них хранятся данные. Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных полей.

Запросы - это специальные структуры, предназначенные для обработки данных. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, то есть обрабатывают.

Формы - это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

Отчеты - это формы "наоборот". С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.

Макросы - это макрокоманды. Если какие-то операции с базой производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.

Модули - это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic.

6) Кроме шести вкладок для основных объектов стартовое окно базы данных Access содержит три командные кнопки: Открыть, Конструктор, Создать. С их помощью выбирается режим работы с базой.

 Кнопка Открыть - открывает избранный объект для просмотра, внесения новых записей или изменения тех, что были внесены ранее.

 Кнопка Конструктор - режим, в котором осуществляется построение таблицы или формы.

 Кнопка Создать служит для создания новых объектов. Таблицы, запросы, формы и отчеты можно создавать несколькими разными способами: автоматически, вручную или с помощью мастера. 

  7) Мастер - программный модуль для выполнения каких-либо операций.

  8)                            Этапы создания базы данных:

а) С помощью алгоритмических языков программирования, таких как Basic, Pascal, и т. д. Данный способ применяется для создания уникальных баз данных опытными программистами.

б) С помощью прикладной среды, например Visual Basic. Данный способ требует некоторых навыков работы в программных средах и навыков программирования. С его помощью можно создавать базы данных, требующие каких-то индивидуальных особенностей построения. Создание такой базы под силу только опытным пользователям.

в) С помощью специальных программных сред, которые называются Системами Управления Базами Данных (СУБД). Работа с такими системами требует навыков работы с компьютером и может быть освоена пользователями в достаточно короткие сроки.

Система управления базами данных (СУБД) — комплекс программных средств для создания баз данных, хранения и поиска в них необходимой информации.

В настоящее время существует несколько видов СУБД. Наиболее известными и популярными СУБД являются Access, FoxPro и Paradox. Каждая из этих систем обладает своими достоинствами и недостатками. Остановим свой выбор на базе данных Access, которая входит в программный продукт Microsoft Office и является наиболее доступной для изучения в школьном курсе. Прежде чем переходить к работе по созданию базы данных на компьютере, необходимо перейти от информационной модели данных, к модели, ориентированной на компьютерную реализацию.

      9) Для того чтобы запустить Microsoft Access 2002, необходимо: 

1. Нажать кнопку Пуск (Start) на Панели задач в нижней части рабочего стола. 
2. Открыть в главном меню пункт Программы (Programms). 
3. Выбрать программу Microsoft Access. 

Базой данных Access является файл, который имеет расширение mdb. Этот файл может содержать не только все таблицы, но и другие объекты приложений Access — запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули. 

При запуске Access появляется главное окно Microsoft Access. 

Для того чтобы открыть существующую базу данных, можно воспользоваться одним из трех способов. 

• Выбрать в меню Файл (File) из списка ранее открывавшихся файлов требуемый файл (рис. 1.4). 

Рис. 1.4. Открытие базы данных из меню Файл 

• Выбрать файл из списка в области задач, которая расположена в правой части окна приложения (см. рис. 1.4). 
• Выбрать команду Открыть (Open) в меню Файл (File), и затем выбрать нужный файл в диалоговом окно Открытие файла базы данных (Open) (рис. 1.5). 

В последнем случае в диалоговом окне обычно по умолчанию отображается содержимое папки Мои документы или Личная (в зависимости от установленной на компьютере операционной системы). Найдя в списке необходимую базу данных, нужно выделить файл и нажать кнопку Открыть (Open) или дважды щелкнуть по элементу списка. В главном окне Microsoft Access появится окно выбранной базы данных (рис. 1.6). 

Рис. 1.5. Диалоговое окно Открытие файла базы данных 

Рис. 1.6. Пример базы данных 

Файлы можно выбирать не только из списка, который появляется в диалоговом окне Открытие файла базы данных (Open) при его открытии. Можно выбрать нужную папку либо из раскрывающегося списка Папка (Look in), либо использовать ярлыки, находящиеся на так называемой панели адресов слева. При выборе ярлыка Журнал (History) (см. рис. 1.5) появляется список ярлыков к последним открывавшимся файлам и папкам. При выборе ярлыка Рабочий стол (Desktop) в диалоговом окне появляется список, содержащий ярлыки папок, и файлы, находящиеся в данный момент на рабочем столе Windows. Тип файла выбирается в раскрывающемся списке Тип файлов (File of type) в нижней части окна. В папке Избранное (Favorites) можно просмотреть ярлыки к тем папкам и файлам, которые вы используете наиболее часто. Многие программы позволяют добавлять ярлыки в папку Избранное (Favorites), в том числе это можно сделать прямо в окне Открытие файла базы данных (Open). Для этого вы должны выделить в списке нужный файл, щелкнуть мышью по кнопке Сервис (Tools) на панели инструментов в верхней части окна и выбрать из списка команду Добавить в папку "Избранное" (Add to Favorites). 

Можно открыть файл базы данных, находящийся на сетевом диске. Для того чтобы подключить сетевой диск, необходимо выполнить команду Подключить сетевой диск (Map Network Drive) из списка команд кнопки Сервис(Tools). 

Если вы не можете найти нужный файл базы данных, его можно разыскать, задавая критерии поиска в специальном диалоговом окне, которое появляется, если вы щелкнете по кнопке Сервис (Tools) и выберете из списка команду Найти (Search). 

Открыть файл можно в одном из четырех режимов: 

• Открыть (Open) — режим коллективного доступа. Когда вы открываете файл базы данных в этом режиме, доступ к нему будет разрешен другим пользователям, они могут открыть его и работать с объектами базы данных одновременно с вами. Причем все пользователи будут иметь возможность как просматривать данные, так и изменять их. 
• Открыть монопольно (Open Exclusive) — режим монопольного доступа. В этом случае никто другой не сможет открыть этот файл, пока вы его используете. 
• Открыть для чтения (Open Read-Only) — режим коллективного доступа только для чтения. В этом случае вы не сможете изменять ни данные в таблицах, ни другие объекты базы данных. 
• Открыть монопольно только для чтения (Open Exclusive Read-Only) — режим монопольного доступа только для чтения. Вы открываете файл только для чтения и одновременно запрещаете другим пользователям открывать этот файл. 

     10) Отчеты и формы похожи, разница в том, что, в отличие от форм, отчёты не предназначены для ввода и корректировки данных. Отчёты состоят из разделов, подобных разделам форм. В процессе конструирования отчета формируется состав и содержимое разделов отчёта, размещение в нём значений, выводимых из полей связанных таблиц баз данных, формируются заголовки, размещаются вычисляемые поля. Отчёт позволяет сгруппировать данные по нескольким уровням, для каждого из которых производится вычисление итогов, определяются заголовки и примечания.

              11)                                  Создание таблицы:

   Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access  позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

  ввода и просмотра информации базы данных

  изменения данных

  печати

  создания сообщений

Способы создания форм:

  Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)

  Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)

·  Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи)

  Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)

  Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица)

  Автоформа: сводная таблица

  Автоформа: сводная диаграмма

  Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)

  Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel)

Алгоритм создания форм следующий: 

  Открыть окно БД

  В окне БД выбрать вкладку Формы

  Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД

  В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных

  Щелкнуть на кнопке ОК

Создание формы с помощью Мастера

Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них – выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.

В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем  доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку  >>. 

Например, выберем источник – таблицу Студенты и все ее поля, а затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее.

В этом окне надо выбрать внешний вид формы, например в один столбец и щелкнуть Далее.

После выбора стиля формы (например, официальный), требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя формы и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы.

После ввода имени формы (например, Студенты), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим  форму для ввода и просмотра записей в таблицу Студенты.

Создание формы с помощью Конструктора

Для создания формы Студенты необходимо выполнить следующие действия: 

1. Запустить программу Microsoft Access и открыть БД

2. В окне БД выбрать вкладку Формы. Выполнить щелчок по кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новая форма. В этом окне необходимо выбрать из списка пункт Конструктор. Затем в списке "Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос" выбрать имя таблицы (например, Студент). Выполнить щелчок по кнопке ОК. 

3. Если на экране отсутствует список полей выбранной для построения формы таблицы, выбрать пункт меню Вид / Список полей. 

4. Поля из списка переместить на форму (по одному или предварительно выделив с использованием клавиши Shift и мыши, для выделения всех полей выполнить двойной щелчок мышью на заголовке окна Список полей) 

5. Разместить поля на форме в нужных местах по разработанному образцу 

6. Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом: 

  Выделить объект (поле с именем) щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него. 

  Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде ладони позволяет перемещать объект вместе с привязанным к нему именем, в виде ладони с вытянутым указательным пальцем - перемещает один объект.

  Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.

  Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью. В открывшемся диалоговом окне Надпись выбрать вкладку Макет и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно.

  Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши.

  Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или выбрать команду Правка / Удалить.

7. Сохранить форму, выбрав из меню Файл команду Сохранить как, и в открывшемся окне выбрать режим сохранения «в текущей базе данных», затем щелчок по кнопке ОК. 

8. Просмотреть форму в режиме Конструктора, выполнив щелчок по кнопке Открыть. 

9. Если вид формы не удовлетворяет, открыть форму в режиме Конструктор и внести необходимые изменения, затем сохранить форму Файл — Сохранить или выполнить щелчок по пиктограмме Сохранить.

    12)                                          Создание формы:

   При первом открытии окна базы данных Access всегда активизирует вкладку Таблицы и выводит на экран список режимов создания таблиц:

  Создание таблицы в режиме конструктора;

  Создание таблицы с помощью мастера;

  Создание таблицы путем ввода данных;

Состав (структура) таблицы определяется в области проекта таблицы, которая состоит из трех колонок:

  Имя поля;

  Тип данных;

  Описание.

После создания структуры таблиц, необходимо установить связь между ними.

Параметры формы можно настроить так, чтобы в ее окне демонстрировался длинный список одинаковых форм, содержащих данные разных записей таблицы. Чтобы включить этот режим, выполните следующие действия.

1. В конструкторе формы Список щелкните на свободном пространстве правой кнопкой мыши.

2. Выберите в контекстном меню команду Свойства, чтобы открыть окно свойств формы.

3. В списке Режим по умолчанию вкладки Макет выберите пункт Ленточная форма.

4. Закройте окно параметров.

В подобных ленточных формах для размещения заголовков и пояснительных надписей удобно пользоваться дополнительными разделами — заголовком и примечанием формы, которые остаются на месте при прокручивании ленточной формы. Чтобы добавить эти разделы, сделайте следующее.

5. Выберите команду Вид > Заголовок/примечание формы, в окне конструктора формы появятся дополнительные области.

6. Щелкните на кнопке Надпись панели элементов.

7. Растяните мышью прямоугольник в разделе Заголовок формы.

8. Введите текст Список контактов.

9. Нажмите клавишу Esc, чтобы выйти из режима редактирования текста, но оставить надпись выделенной.

10. В списке Размер панели инструментов Форматирование выберите число 22.

11. Щелкните на кнопке По центру.

12. Поместите указатель на верхний край полосы Область данных и, нажав кнопку мыши, перетащите ее вверх, уменьшив область заголовка до необходимых размеров.

13. Повторив шаги 6-8, введите в примечание формы текст Если при добавлении контакта вы не нашли нужного человека в списке Фамилии, с помощью формы Контакты добавьте информацию об этом человеке в новую запись таблицы Контакты.

14. Перетащите нижний край формы вверх, уменьшив ее по высоте.

15. Щелкните на кнопке Вид.

Теперь в окне формы может разместиться сразу две записи, как показано на рис. 18.11. Такую форму можно листать с помощью полосы прокрутки. Заголовок и примечание формы отображаются в верхней и нижней частях окна, не смещаясь при прокручивании записей.

    13)                                           Настройка формы:

   В режиме конструктора можно создать новую таблицу либо добавить, удалить или настроить поля существующей таблицы.

   Если требуется отслеживать в таблице дополнительные данные, добавьте соответствующие поля. Если существующее имя поля недостаточно понятно, поле можно переименовать.

   Настройка типа данных поля определяет тип значений, которые можно вводить в это поле. Например, если нужно, чтобы в поле содержались числовые значения, которые можно использовать в вычислениях, задайте Числовой или Денежный тип данных.

   Для идентификации каждой записи в таблице используется уникальный маркер, который называют первичным ключом.

   Свойства полей — это набор характеристик, обеспечивающих дополнительные возможности управления хранением, вводом и отображением данных в поле. Число доступных свойств зависит от типа данных поля.

     14) Несмотря на то что форма наиболее подходит для ввода данных (особенно если с базой данных Access работает несколько пользователей), данные можно вводить и изменять непосредственно в таблице.

Типы данных, которые пользователь может ввести в таблицу, могут зависеть от ряда факторов.

· По умолчанию поля в таблице могут принимать определенные типы данных поля, например текст или числа. Необходимо вводить данные того типа, который задан для поля, в противном случае отображается сообщение об ошибке.

· Если к полю применена маска ввода, возможно, данные придется вводить в особом формате.

· За исключением вложений и многозначных списков в большинство полей можно ввести данные только одного типа. Если неизвестно, принимает ли поле вложения, следует проверить свойства поля. Если поле является многозначным списком, в Access рядом с каждым элементом списка отображается флажок.

Просмотр настроек свойства поля.

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши нужную таблицу и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

2. На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Страница свойств, чтобы просмотреть свойства поля.

Влияние настроек свойства поля на ввод данных и редактирование.

1. Чтобы ввести данные в таблицу, дважды щелкните ее в области навигации.

По умолчанию таблица открывается в режиме таблицы.

2. Щелкните поле, которое нужно использовать, и введите данные.

        15) Если с базой данных работают несколько пользователей, то с помощью форм ввод данных можно ускорить и упростить, создав макет, соответствующий требованиям и навыкам пользователей.

Макет формы определяет способ ввода или изменения данных. Формы включают элементы управления, такие как списки, текстовые поля и кнопки, каждый из которых связан с полями в различных таблицах, запросах, макросах или элементах управления в других открытых формах. Элементы управления используются либо для чтения данных из таблицы, либо для записи данных в нее.

Действия, которые можно выполнить с помощью элемента управления, зависят от факторов, указанных ниже.

· Тип данных, заданный для источника данных.

· Свойства, заданные для поля.

· Свойства, заданные для элемента управления.

В приведенных ниже разделах описано применение самых распространенных элементов управления, служащих для ввода данных.

Ввод пустых значений.

Если определенные данные отсутствуют или не существуют, можно ввести пустое значение. В Access есть два типа пустых значений: значения NULL и пустые строки. Значения NULL обозначают неизвестные значения, а пустые строки — поля, которые содержат пустое значение. Например, в таблице с полем номера факса это поле можно оставить пустым, если соответствующие сведения отсутствуют; при этом будет введено значение NULL (если структура базы данных допускает значения NULL). Кроме того, в поле можно ввести пустую строку, чтобы показать, что для этого поля нет значения.

1. Чтобы ввести пустую строку, откройте таблицу в режиме таблицы или формы.

2. Выделите нужное поле и введите пару двойных кавычек без пробела между ними ( "" ).

3.  Для фиксации изменений переместите курсор на другую запись. По умолчанию кавычки будут скрыты.

Ввод данных с помощью списка.

Пользователь базы данных может выбрать или ввести данные на основе значений, доступных в списке. В Access есть несколько типов списков, соответствующих определенным требованиям ко вводу данных.

В списке отображаются значения, введенные при создании элемента управления. Значения могут быть взяты из одного или нескольких полей в таблице или из результата запроса.

1. Если список находится в форме, откройте ее в режиме формы, а если список находится в таблице или в результирующем наборе запроса, откройте объект в режиме таблицы.

2. Прокрутите список элементов и выберите из них требуемый.

3.  Чтобы зафиксировать сделанный выбор в базе данных, переместите курсор в другое поле.

Поля со списком похожи на списки, за тем исключением, что в поле со списком есть текстовое поле и раскрывающийся список. При создании списка в таблице или результирующем наборе запроса приложение Access по умолчанию вставляет поле со списком. Используя поле со списком, можно сэкономить место на форме.

Чтобы выделить элементы в поле со списком, щелкните стрелку вниз рядом со списком и выберите данные, которые необходимо добавить.

Списки, которые поддерживают несколько значений, являются многозначными полями. С помощью многозначных списков, которые можно создать в Access без программирования, можно решить распространенную экономическую задачу. Предположим, что база данных Access используется для отслеживания обращений в службу технической поддержки. Если запрос требуется назначить нескольким сотрудникам, можно использовать многозначный список. С помощью списка с флажком напротив каждого элемента можно выбрать несколько элементов списка.

Чтобы выделить элементы в поле со списком с флажками, щелкните стрелку вниз рядом со списком, установите до 100 флажков и нажмите кнопку ОК.

Изменение элементов в списке

Если разработчик базы данных или сотрудник ИТ-отдела не отключил в базе данных команду изменения элементов списка, можно изменять списки любых типов в форме, в таблице или в результирующем наборе запроса. Однако описанный ниже метод нельзя использовать для изменения списка, если подстановка основана на данных из другого источника.

1.  Откройте форму, таблицу или результирующий набор запроса со списком (форму следует открыть в режиме формы, а таблицу или результирующий набор запроса — в режиме таблицы).

2.  Щелкните правой кнопкой мыши список и выберите пункт Изменить элементы списка.

Откроется диалоговое окно или форма ввода данных. Отображаемые на экране сведения будут зависеть от типа изменяемого списка. В списках значений отображается набор элементов, которые вводятся вручную, а списки подстановок используют запрос для извлечения данных из одной или нескольких таблиц. Выполните одно из указанных ниже действий.

·  Для изменения списка значений воспользуйтесь диалоговым окном Изменение элементов списка. По завершении нажмите кнопку ОК.

        16) Поле подстановки представляет собой список параметров данных. Значения хранятся в свойстве Источник строк поля подстановки. В Access используются два типа списков подстановки: списки значений, содержащие заранее определенные наборы значений, и списки подстановки, в которых используется запрос для получения значений из другой таблицы.

Поскольку в поле подстановки для получения значений из одной или нескольких таблиц в базе данных используется запрос, по умолчанию значения в этом поле представлены в виде списка. В зависимости от того, как разработчик базы данных настроил поле подстановки, в этом списке можно выбрать один или несколько элементов.

Определите тип поля подстановки (либо список значений, либо список подстановки). Если это список подстановки, задайте исходную таблицу, из которой извлекаются данные поля подстановки, а затем добавьте или измените элементы списка значений.

1.   Щелкните таблицу правой кнопкой мыши, чтобы выделить ее, и выберите в контекстом меню пунктКонструктор.

2.   В нижней части бланка щелкните вкладку Подстановка.

3.   Просмотрите свойства Тип источника строк и Источник строк.

Свойство Тип источника строк должно иметь значение Список значений или Таблица/Запрос. Свойство Источник строк должно содержать список значений или запрос.

Просмотр настроек свойства подстановки

1.  В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пунктКонструктор.

2.   На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Страница свойств, чтобы просмотреть свойства поля.

Изменение поля подстановки

По умолчанию в Access данные из поля подстановки отображаются в виде раскрывающегося списка. Однако отобразить данные можно и с помощью обычного списка. Разница между двумя этими списками заключается в том, что раскрывающийся список открывается для отображения списка и закрывается после выбора элемента. Обычный список остается открытым.

Чтобы изменить поле подстановки, можно воспользоваться командой Изменить элементы списка или изменить данные непосредственно в свойстве Источник строк или в исходной таблице.

·    Чтобы добавить или изменить данные в исходной таблице, откройте ее для списка подстановки и измените данные в этой таблице.

С полями подстановки можно работать непосредственно в таблицах, а также в формах и отчетах. По умолчанию значения в поле подстановки отображаются с помощью поля со списком — это список со стрелкой, с помощью которой его можно раскрыть. В зависимости от того, как разработчик базы данных настроил поле подстановки и поле со списком, может быть разрешено изменять элементы списка и добавлять в список новые элементы. Для этого необходимо использовать свойство Ограничиться списком поля подстановки.

При создании поля подстановки также можно включить для него поддержку нескольких значений. В этом случае в списке возле каждого элемента отображается флажок; пользователь может установить или снять флажки у любых элементов.

      17) При проектировании базы данных необходимо выбрать для каждого поля подходящий тип данных (если он отличается от текстового). В приведенной ниже таблице представлены сведения о типах данных Access и влиянии каждого типа на ввод данных.

1. На Панели инструментов щелкнуть кнопку Изменить фильтр
2. Указать условия отбора
3. Щелкнуть кнопку Применить фильтр.

Урок 19. "Информационная система. База данных."

Информационная система-это совокупность базы данных и всего комплекса аппаратно-программных средств для её хранения, изменения и поиска информации, для взаимодействия с пользователем. 

Например: оплата телефона, заказ билетов на поезд, на самолёт.

Основой всякой информационной системы является база данных.

База данных-организованная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти компьютера и постоянного применения.

Классификация баз данных

1. по характеру хранимой информации

а) фактографические               б) документальные

2. по способу хранения данных

                       а) централизованные              б) распределённые            

3. по структуре организации данных

                      а) иерархические         б) сетевые          в) реляционные         

  

Реляционные базы данных

строка таблицы = запись таблицы

столбец таблицы = поле таблицы

Типы полей:

1) числовой

2) символьный

3) дата

4) логический (истина/ложь)

Упражнение

База данных "Больница"
Поля:
1) Фамилия (символьный)
2) Имя (символьный)
3) Дата рождения (дата)
4) Чем болеет (символьный)
5) Время и числа лечений (символьный)

Этапы создания базы данных

 

а) С помощью алгоритмических языков программирования, таких как Basic, Pascal, и т. д. Данный способ применяется для создания уникальных баз данных опытными программистами.
б) С помощью прикладной среды, например Visual Basic. Данный способ требует некоторых навыков работы в программных средах и навыков программирования. С его помощью можно создавать базы данных, требующие каких-то индивидуальных особенностей построения. Создание такой базы под силу только опытным пользователям.
в) С помощью специальных программных сред, которые называются Системами Управления Базами Данных (СУБД). Работа с такими системами требует навыков работы с компьютером и может быть освоена пользователями в достаточно короткие сроки.

Система управления базами данных (СУБД) — комплекс программных средств для создания баз данных, хранения и поиска в них необходимой информации.

В настоящее время существует несколько видов СУБД. Наиболее известными и популярными СУБД являются Access, FoxPro и Paradox. Каждая из этих систем обладает своими достоинствами и недостатками. Остановим свой выбор на базе данных Access, которая входит в программный продукт Microsoft Office и является наиболее доступной для изучения в школьном курсе. Прежде чем переходить к работе по созданию базы данных на компьютере, необходимо перейти от информационной модели данных, к модели, ориентированной на компьютерную реализацию.